Tämä on OY MS Marine Service AB:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.8.2022. Viimeisin muutos 20.8.2022.
1. Rekisterinpitäjä
OY MS Marine Service AB, Hevossalmentie 2, 00870 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Benjamin Strandberg, service@msmarineservice.fi 0453599488.
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, verkkosivun analytiikka, markkinointi tms.
Emme käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),IP-osoite, veneen ja moottorin tiedot, laskutustiedot.
Tarjouskyselyrekisteri sisältää asiakkaan itse täyttämiä tietoja kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero jne.
Asiakasrekisteri laskutusta varten sisältää asiakkaan nimen ja mahdollisesti myös osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen, jos asiakas ovat luovuttaneet nämä meille.
Rekisterin tietoja säilytetään kolmannen osapuolen pilvipalvelussa.
Google analytics och facebook?
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta tietoja säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietyissä tilanteissa joudumme luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys, teemme näin ainoastaan tuomioistuimen pätevän päätöksen, viranomaisen määräyksen tai haasteen perusteella.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkopuolisia palveluntarjoajia (esimerkiksi tekninen ylläpito ja analytiikka), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa.
Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käytämme ainoastaan sellaisia yhteistyökumppaneita, joiden tietosuojaprosessit on asianmukaisesti järjestetty ja jotka takaavat riittävät suojamekanismit (esimerkiksi Privacy Shield tai Euroopan Komission mallilausekkeet). Kaikki käyttämiämme palveluntarjoajia ovat sopimuksilla sitoutuneet varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevien henkilöiden kaikki oikeudet noudattavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”, yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 17). Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää henkilötietojen välitöntä poistamista. Rekisterinpitäjänä olemme erityisesti velvollisia poistamaan henkilötietosi seuraavissa tapauksissa:
- Henkilötietojasi ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin.
- Henkilötietojesi käsittely tapahtui yksinomaan suostumuksesi perusteella, jonka olet nyt peruuttanut, eikä mikään muu oikeudellinen peruste oikeuta henkilötietojesi käsittelyyn.
- Olet vastustanut käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun tai julkiseen etuun, emmekä voi todistaa, että käsittelylle on laillisia perusteita.
- Henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
- Henkilötietojesi poistaminen on tarpeen, jotta voimme täyttää oikeudellisen velvollisuutemme.
- Henkilötietosi on kerätty yleisen tietosuoja-asetuksen art. 8 I GDPR mukaisesti.
Huomaa, että poisto-oikeutta rajoitetaan seuraavissa tapauksissa, jolloin poistaminen ei ole mahdollista:
- Henkilötietojasi käytetään sananvapauden ja tiedonvälityksen edistämiseen.
- Henkilötietosi täyttävät lakisääteiset velvollisuutemme.
- Henkilötietojasi käytetään yleisen edun mukaista tehtävää varten tai meille annettua virallista viranomaista koskevan tehtävän suorittamiseen.
- Henkilötietosi ovat yleisen edun mukaisia kansanterveyden kannalta.
- Henkilötietojasi tarvitaan yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin, tieteellisiin tai historiallisiin tutkimuksiin tai tilastollisiin tarkoituksiin.
- Henkilötietosi auttavat meitä oikeudellisten vaateiden laatimisessa, esittämisessä tai puolustamisessa.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa (yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 18). Tällöin henkilötietoja ei käsitellä. Tämä oikeus on voimassa, jos:
- Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin meidän on varmistettava henkilötietojesi paikkansapitävyys.
- Henkilötietojesi käsittely on laitonta, ja henkilötietojesi poistamisen sijaan pyydät käsittelyn rajoittamista.
- Emme enää tarvitse henkilötietojasi erityistarkoituksiin, mutta tarvitset niitä oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
- Kieltäydyt henkilötietojesi käsittelystä, eikä ole vielä selvitetty, edellyttävätkö oikeutetut syymme henkilötietojesi käsittelyä.
Kaikki rekisteriin liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).